VERTRÄGE EINFACH VERWALTEN

Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden und interne Fachabteilungen. Jeder Vertrag wird von unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen.

Mit inPoint Vertragsmanagement wird der gesamte Erstellungs- und Pflegeprozess transparent und effizient. An der Vertragserrichtung beteiligte interne und externe Personen können in Echtzeit Dokumente erstellen und während der gesamten Laufzeit verwalten.Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittlösungen sorgt für die notwendige Datenkonsistenz.

inPoint Vertragsmanagement versendet Erinnerungen zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen Fristversäumnissen verhindern. Selbstverständlich sind alle Dokumente revisionssicher abgelegt und ein ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensibel Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust. Das integrierte Berichtswesen ist geeignet, um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.

VORTEILE AUF EINEN BLICK - ALLES BLEIBT BESSER

• Die inPoint e.Akte für Verträge bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer Web basierenden übersichtlichen Plattform zusammen. Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT Systemen und papiergebundenen Ablagen werden vermieden.
  
  
• Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
  
  
• Temporäre Einbindung Dritter in der Gestaltung und Freigabe von Akten und Verträgen.
  
  
• Wiedervorlag zur Eindämmung von Kosten wegen Fristenversäumnissen.
  
  
• Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung.
  
  

ZUSAMMENFÜHREN - Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen was zusammengehört. Vertragsrelevante Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint gezogen und zentral abgelegt. Stammdaten können im Regelfall aus Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Verträge.

Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Vertragsdokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.

Die inPoint Vertragsakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.

SICHERHEIT UND DSGVO - Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt). Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.

COMPLIANCE - inPoint unterstützt Ihre Vertragsverwaltung mit Lifecycle- und Retentionmechanismen, sowie umfassender Berechtigungslogik. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen.

FRISTENMANAGEMENT - Versäumte Fristen können im Vertragswesen teuer zu stehen kommen. Verwalten Sie zu jeden Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter und Arbeitsgruppen. inPoint wird betroffene Personen rechtzeitig via E-Mail über anstehende Aufgaben informieren (inklusive Outlook vcs Datei) und zusätzlich eine Aufgabe im Workflowportal anlegen. Nutzen Sie auch die inPoint Bericht Funktion um einen Überblick über alle künftigen Termine zu erhalten.

PROZESSOPTIMIERUNG - Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben. Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden. Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt.