ZUSAMMENFÜHREN - Vermeiden Sie Medienbrüche
und führen Sie zusammen was zusammengehört. Vertragsrelevante Dokumente aller
Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint gezogen und zentral abgelegt.
Stammdaten können im Regelfall aus Drittsystemen übernommen und automatisch
synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die
integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer
Verträge.
Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Vertragsdokumente öffnen und ändern.
Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt,
wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Die inPoint Vertragsakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu
nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook,
MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.
SICHERHEIT UND DSGVO -
Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der
inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt.
Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt).
Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.
COMPLIANCE -
inPoint unterstützt Ihre Vertragsverwaltung mit Lifecycle- und Retentionmechanismen,
sowie umfassender Berechtigungslogik. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die
Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden.
Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen.
FRISTENMANAGEMENT -
Versäumte Fristen können im Vertragswesen teuer zu stehen kommen.
Verwalten Sie zu jeden Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter und Arbeitsgruppen.
inPoint wird betroffene Personen rechtzeitig via E-Mail über anstehende Aufgaben informieren (inklusive Outlook vcs Datei)
und zusätzlich eine Aufgabe im Workflowportal anlegen. Nutzen Sie auch die inPoint Bericht Funktion um einen
Überblick über alle künftigen Termine zu erhalten.
PROZESSOPTIMIERUNG - Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben.
Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen
digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden. Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und
geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und
gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt.