Dokumentenmanagement Überblick

REPOSITORY / ARCHIV - Kern jedes Dokumenten Management Systems ist das Repository (Archiv) zur Ablage der Dokumente. Bereits hier unterscheidet sich inPoint von herkömmlichen DMS Produkten, denn inPoint wird standardmäßig mit zwei getrennten Repositories ausgeliefert.

Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemverantwortlichen betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern. Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind so vor Verlust geschützt.

Alle Dokumente können im Hintergrund mittels Compliance Service in ein revisionssicheres Format (TIFF, PDF/A) konvertiert und mit einem Löschschutz (Retention) versehen werden.

NEUE DOKUMENTE ERSTELLEN - Erzeugen Sie direkt aus inPoint DMS ein neues Dokument und nutzen Sie dabei die integrierte Vorlagenbibliothek. In Verbindung mit inPoint Akten, können MS-Word Vorlagen bereits beim Aufruf mit relevanten Daten befüllt werden. Selbstverständlich können auch außerhalb von inPoint erstellte Dokumente via Drag & Drop in inPoint abgelegt werden.

DOKUMENTE FINDEN, ANZEIGEN, ÄNDERN, FREIGEBEN - Finden Sie Dokumente schnell und zuverlässig über Formular- und Volltextsuche. Der inPoint QuickView Monitor zeigt das gewünschte Dokument auch ohne Ursprungsprogramm an. Ein Doppelklick lädt das Dokument in die erforderliche Bearbeitungssoftware (z.B. MS-Word).

Jede Änderung wird als neue Dokumentenversion in inPoint abgelegt. Die CheckIn/Out Logik verhindert dabei, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können. Kennzeichnen Sie häufig benötigte Dokumente als Favoriten und öffnen Sie diese direkt in Ihrem persönlichen inPoint Bereich – ohne vorherigen Suchauftrag.

Der inPoint Anwender entscheidet je nach Anwendungsfall selbst, ob es sich bei der Bearbeitung eines Dokumentes um eine Arbeits- oder Hauptversion handelt und ob das Dokument einem workflowgesteuerten Freigabeprozess durchlaufen muss.

WIEDERVORLAGE UND MIT INFORMIEREN - Wählen Sie Akten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Wiedervorlage. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint erinnert Sie rechtzeitig via E-Mail über bevorstehende Ereignisse. Wenn sie zu bestimmten Dokumenten am laufenden bleiben wollen, markieren Sie betreffende Dokumente mit der ABO Funktion. Im Falle einer Dokumentenänderung durch Dritte werden Sie via RSS Feed benachrichtigt.

DOKUMENTE TEILEN - Legen Sie bestimmte Dokumente in der inPoint Begegnungszone ab und bieten Sie Personen oder Personengruppen die Möglichkeit Dokumente zu sehen und/oder zu ändern, die regulär keinen Zugriff auf Ihren Fachbereich haben. Der Zugriff kann temporär oder unbefristet erteilt werden.

MS OFFICE ANBINDUNG - Die inPoint Dokumentenverwaltung ist tief in die Microsoft Office Welt integriert. Deshalb kann inPoint neben der klassischen DeskApp parallel auch als MS-Outlook AddIn genutzt werden. Zusätzlich präsentiert sich inPoint DMS auch in MS-Office und im MS-Explorer wie ein Speicherlaufwerk mit der kompletten inPoint Ordnerstruktur.

OFFLINE SERVICE - Laden Sie digitale Akten und Dokumente via Offline Funktion auf Ihren Rechner damit Sie unterwegs mit diesen Dokumenten arbeiten können. Sobald Ihr Rechner wieder ans inPoint Netz geht, erfolgt automatisch eine Synchronisation geänderter Dokumente. Dabei prüft inPoint eventuelle Versionskonflikte.